¿Tiene dudas sobre si debe hacer la factura electrónica? En el panorama tributario colombiano, la implementación de la facturación electrónica se ha convertido en un tema clave. 

En este artículo, despejaremos incertidumbres al abordar quiénes están obligados a facturar electrónicamente según las normativas de la DIAN.

En resumen

• La factura electrónica es un documento digital legalmente válido que respalda transacciones comerciales y facilita la gestión tributaria, cumpliendo con los requisitos establecidos por la DIAN para agilizar y modernizar el proceso contable.
• En Colombia, la obligación de emitir factura electrónica recae en diversos sectores, incluyendo a responsables del IVA, del impuesto al consumo, comerciantes, prestadores de servicios, entidades estatales, y más.
• Entender el proceso es esencial para evitar sanciones y asegurar la integridad en los procesos contables, alineándose con las iniciativas del Estado para modernizar y optimizar la administración tributaria en el país.

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

La implementación de la facturación electrónica responde a la necesidad del Estado de fortalecer el control tributario y combatir la evasión fiscal. 

La factura electrónica no solo agiliza los procesos contables, sino que también proporciona un rastro digital transparente, garantizando una mayor eficiencia en la recaudación de impuestos y contribuyendo al desarrollo económico del país.

Las entidades obligadas a facturar electrónicamente son las siguientes:

• Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y del impuesto al consumo.
• Aquellos que ejerzan profesiones liberales, comerciantes, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad como contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
• Comerciantes, importadores, prestadores de servicios, y a aquellos que realicen ventas a consumidores finales.
• Tipógrafos y litógrafos no responsables del impuesto sobre las ventas.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación simple.
• Entidades del Estado, tanto a nivel nacional como territorial.
• Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios, instituciones educativas, y actividades de seguros y títulos de capitalización.
• Las notarías.
• Distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimidos.

Requisitos de una factura electrónica

La DIAN ha establecido requisitos para la facturación electrónica en Colombia, brindando a los contribuyentes tres alternativas:

• Emplear el sistema de facturación gratuito de la DIAN, aunque este presenta limitaciones y conexiones inestables, especialmente para aquellos que emiten grandes cantidades de documentos tributarios electrónicos.
• Contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, como Facele, que simplifica el trámite de documentos electrónicos y gestiona la integración y conexión con la DIAN.
• Implementar un sistema propio que cumpla con los lineamientos de la DIAN, aunque esto conlleva asumir nuevos costos, tecnología y desarrollo. Este enfoque podría implicar un periodo de prueba y error considerable, lo que potencialmente podría retrasar los procesos tributarios. La elección entre estas opciones dependerá de las necesidades y capacidades específicas de cada contribuyente.

En cuanto a los elementos puntuales que debe tener una factura electrónica, estos están estipulados en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 0042 de 2020 de la DIAN. Estos requisitos son los siguientes:

• Formato electrónico: deben estar en formato XML y cumplir con el anexo técnico aprobado por la DIAN.
• Numeración consecutiva: deben llevar una numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Requisitos aplicables del artículo 617 del Estatuto Tributario: deben cumplir con los requisitos aplicables del artículo 617 del Estatuto Tributario, que son los siguientes:
  • Número de identificación tributaria (NIT) del emisor y del adquiriente.
  • Fecha de expedición.
  • Descripción del bien o servicio prestado.
  • Cantidad de unidades.
  • Precio unitario.
  • Valor total de la factura.
  • Impuesto sobre las ventas (IVA).
• Requisitos específicos del artículo 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario: deben cumplir con los requisitos específicos del artículo 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario, que son los siguientes:
  • En caso de venta de bienes o servicios gravados con el impuesto al consumo, se debe discriminar el impuesto al consumo.
  • En caso de venta de bienes inmuebles, se debe indicar el número de registro catastral.

Además de estos requisitos, las facturas electrónicas pueden contener información adicional, como:

• Información de contacto del emisor y del adquiriente.
• Información sobre los términos de pago.
• Información sobre la garantía de los bienes o servicios.

Las facturas electrónicas deben ser firmadas digitalmente por el emisor y el adquiriente. La firma digital es un mecanismo de seguridad que permite garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la factura.

Las facturas electrónicas se deben conservar por un plazo de diez años. Este plazo se cuenta a partir de la fecha de expedición de la factura.

¿Qué hacer si tiene que facturar electrónicamente?

A continuación, se detallan los pasos para llevar a cabo la facturación electrónica de manera efectiva:

Habilitar la cuenta

Iniciar el proceso de facturación electrónica implica habilitar la cuenta y comprender las funcionalidades básicas del servicio, como el ingreso, la administración del software y el registro. 

Realizar pruebas de habilitación es esencial para garantizar la posibilidad de consultar trámites con éxito en el futuro. Los no habilitados deben acceder al siguiente enlace de habilitación.

Registrarse como facturador electrónico

Este paso permite a los facturadores, tanto obligados como voluntarios, inscribirse en el servicio de Factura Electrónica. Al ingresar a esta opción, es fundamental validar que los datos sean correctos antes de guardarlos.

Consultar el registro como facturador electrónico

Proporciona al facturador electrónico la capacidad de revisar la información registrada.

Administrar el software de facturador electrónico

Esta opción facilita la realización de pruebas cruciales, como registrar el software para facturar electrónicamente, solicitar rangos de prueba para habilitación, verificar el éxito en las pruebas y activar el software.

Llevar un registro de las transacciones realizadas

Permite registrar el software destinado a pruebas, utilizado posteriormente en las facturas o como Proveedor Tecnológico. Al hacer clic en esta opción, se deben completar los campos obligatorios, como NIT, nombre y apellido, o razón social. 

Como facturador electrónico, este proceso implica realizar pruebas antes de poder emitir facturas electrónicas con el software registrado. Una vez alcanzado un número determinado de facturas exitosas, se habilitará.

Además, el facturador obligado debe seguir lineamientos específicos, como utilizar un formato XML establecido, numerar consecutivamente las facturas según lo establecido por la DIAN, firmar electrónicamente el documento y entregar a la DIAN ejemplares de las facturas rechazadas y aceptadas en un plazo máximo de 24 horas. 

Es crucial facturar correctamente, ya que de lo contrario, el estatus regresará a la fase de prueba.

Conclusión

La obligatoriedad de facturar electrónicamente en Colombia recae en ciertos contribuyentes y entidades, excluyendo a personas naturales que no cumplen con determinadas condiciones de ingresos o patrimonio, así como a aquellos que expiden facturas por operaciones no sujetas al impuesto sobre las ventas (IVA).

El proceso de implementar la facturación electrónica conlleva una serie de trámites esenciales. 

Preguntas frecuentes

¿Quién no está obligado a facturar electrónicamente en Colombia?

No todos los contribuyentes en Colombia están obligados a facturar electrónicamente. Aquellos que se encuentran excluidos de esta obligación son:

• Personas naturales que no cumplen con las condiciones de ingresos o patrimonio establecidas por la DIAN.
• Las entidades o personas que expiden facturas de venta con ocasión de la enajenación de bienes o la prestación de servicios no sometidos al impuesto sobre las ventas (IVA).

¿Cómo saber si estoy obligado a facturar?

Determinar si se está obligado a facturar electrónicamente en Colombia depende de varios factores, como los ingresos y la naturaleza de las operaciones comerciales. La DIAN establece condiciones específicas, y es recomendable consultar las normativas vigentes o utilizar herramientas en línea proporcionadas por la DIAN para verificar la obligatoriedad.

¿Cuándo es obligatorio emitir factura electrónica?

La obligatoriedad de emitir factura electrónica en Colombia surge cuando se cumplen ciertos criterios, como alcanzar ciertos umbrales de ingresos o realizar determinadas actividades comerciales. La DIAN establece los momentos y las condiciones precisas en las cuales la emisión de facturas electrónicas se vuelve obligatoria.

Este video puede ayudarlo a resolver dudas adicionales que le puedan surgir sobre la obligación de realizar la facturación electrónica.