Este año, Colombia introdujo importantes cambios en el sistema de facturación electrónica, especialmente en el ámbito del Punto de Venta (POS).
Estas medidas obligatorias buscan modernizar la gestión comercial, mejorar la transparencia fiscal y combatir la evasión, aunque requieren una cuidadosa preparación por parte de los comerciantes.
Aquí analizamos las últimas novedades y cómo afectan al panorama empresarial colombiano.
En resumen
- En el 2024, Colombia estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica en el POS para ventas superiores a 5 UVT, con la introducción de un nuevo documento equivalente. Además, se implementó un calendario gradual para la adopción de estas medidas.
- El calendario de implementación gradual del POS electrónico en Colombia establece que los Grandes Contribuyentes deben adoptarlo a partir del 1 de mayo de 2024, seguidos por los declarantes de renta en junio, los no declarantes en julio y el resto de contribuyentes en agosto del mismo año.
- Las novedades del POS electrónico en Colombia brindan mayor transparencia fiscal y eficiencia en la gestión comercial, además de simplificar el cumplimiento tributario para los contribuyentes, al tiempo que facilitan la detección y prevención de la evasión fiscal.
¿Qué es el POS electrónico?
El POS electrónico es un sistema de facturación y pago que ha revolucionado la manera en que los negocios gestionan sus transacciones.
Este sistema, que incluye tanto hardware como software, permite a los comerciantes procesar pagos de manera rápida y eficiente, mejorando significativamente la experiencia del cliente y la gestión interna de la empresa.
La DIAN ha utilizado el sistema POS como una herramienta para mejorar la recaudación de impuestos y combatir la evasión fiscal.
La entidad ha implementado regulaciones que obligan a los contribuyentes a utilizar sistemas POS que cumplan con ciertos requisitos, y ha desarrollado herramientas informáticas para analizar los datos de ventas de los negocios.
Es importante tener en cuenta que la normativa sobre el uso de POS para facturación electrónica está en constante cambio y por eso, hoy le explicamos las últimas novedades que tiene este sistema durante este año.
¿Cuáles son las novedades principales para el año 2024?
El año 2024 trajo cambios significativos en el ámbito de la facturación y los puntos de venta (POS) en Colombia. Estas modificaciones afectan a todos los contribuyentes del Régimen General y buscan modernizar y regularizar las transacciones comerciales.
A continuación, le damos una visión general de las novedades.
Facturación electrónica POS obligatoria
A partir del 1 de mayo de 2024, todos los contribuyentes del Régimen General que realicen ventas superiores a 5 Unidades de Valor Tributario (UVT) estarán obligados a usar la facturación electrónica POS. Esto quiere decir que los tradicionales tiquetes de máquina registradora POS ya no serán válidos para estas transacciones.
En cambio, se deberá emitir una factura electrónica, que es un documento digital que registra la venta y que debe ser autorizado por la DIAN.
La adopción de la facturación electrónica busca mejorar la transparencia y el control fiscal, permitiendo a la DIAN tener un seguimiento más preciso de las operaciones comerciales. Además, las facturas electrónicas facilitan la vida a los comerciantes, ya que automatizan muchos procesos contables y administrativos, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Los contribuyentes que no cumplan con esta nueva obligación podrían enfrentarse a sanciones por parte de la DIAN. Las sanciones pueden variar, pero podrían incluir multas económicas que afectarían significativamente a los negocios.
Nuevo documento electrónico equivalente al POS
La Resolución 000165 de 2023 introdujo un nuevo tipo de documento fiscal llamado “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS”.
Este documento está diseñado para las ventas que no superen las 5 UVT. Aunque no es una factura electrónica completa, este documento deberá cumplir con ciertos requisitos técnicos y de seguridad establecidos por la DIAN.
Este nuevo documento permite que las pequeñas transacciones puedan ser registradas de manera electrónica, sin la necesidad de emitir una factura completa.
Esto facilita a los pequeños comerciantes y aquellos que realizan ventas menores mantener un registro adecuado y cumplir con las normativas fiscales sin complicaciones adicionales.
Para ser válido, el documento equivalente electrónico debe generarse a través de un software certificado que garantice su autenticidad y seguridad. Esto asegura que la información contenida en el documento sea real, precisa y confiable.
Calendario de implementación gradual
Para asegurar una transición suave y organizada hacia la facturación electrónica, la DIAN ha establecido un calendario de implementación gradual.
Este calendario tiene en cuenta el volumen de ventas de cada contribuyente, lo que significa que aquellos con un mayor volumen de ventas deberán implementar la facturación electrónica primero, mientras que los que tienen un menor volumen de ventas tendrán más tiempo para adaptarse.
La idea detrás de este calendario escalonado es minimizar las interrupciones en los negocios y dar a los comerciantes tiempo suficiente para actualizar sus sistemas y capacitar a su personal.
Detalles del calendario de implementación para el POS electrónico
Las fechas de implementación varían según la categoría del contribuyente en el impuesto de renta y complementarios:
- Grandes Contribuyentes: 1 de mayo de 2024
- Declarantes de renta que no sean Grandes Contribuyentes: 1 de junio de 2024
- No declarantes de renta: 1 de julio de 2024
- Resto de contribuyentes: 1 de agosto de 2024
¿Cómo se relaciona la retención en la fuente con el nuevo sistema de facturación electrónica?
La implementación del nuevo sistema de facturación electrónica en Colombia está estrechamente relacionada con la mejora del proceso de retención en la fuente.
La digitalización y automatización de la facturación no solo asegura una mayor precisión y transparencia en el registro de transacciones, sino que también facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de los contribuyentes
Uno de los objetivos principales de la facturación electrónica es reducir la evasión fiscal. Al tener un sistema centralizado y digitalizado, la DIAN puede monitorear las transacciones en tiempo real y detectar posibles irregularidades de manera más efectiva.
Esto incluye la verificación de las retenciones en la fuente aplicadas y su correcta declaración y pago al fisco.
Además, la facturación electrónica ofrece a los contribuyentes un acceso rápido y fácil a los documentos fiscales necesarios para la declaración de impuestos. Esto incluye los certificados de retención en la fuente, que pueden ser generados y entregados digitalmente, simplificando el proceso tanto para el retenedor como para el retenido.
Diferencias entre el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS y el tiquete de máquina registradora
El documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS y el tiquete de máquina registradora tradicional presentan diferencias significativas en cuanto a su formato, validez fiscal, almacenamiento, emisión, información adicional, requisitos y costos asociados.
El documento con sistema POS se genera y almacena en formato digital, mientras que el tiquete de máquina registradora tradicional se imprime en papel. Esta diferencia en el formato tiene implicaciones importantes en términos de almacenamiento y accesibilidad de la información.
En términos de validez fiscal, el documento con sistema POS tiene la misma validez legal que una factura electrónica. Esto significa que puede ser utilizado para soportar gastos y deducciones fiscales, lo cual no aplica para el tiquete de máquina registradora tradicional, que no tiene validez legal como factura electrónica.
En cuanto al almacenamiento, el documento con sistema POS debe ser conservado electrónicamente durante el tiempo establecido por ley, mientras que el tiquete de máquina registradora tradicional no es obligatorio conservarlo, aunque se recomienda por motivos de control interno.
La emisión del documento con sistema POS se realiza en el momento de la venta a través de un software de facturación electrónica autorizado por la DIAN, mientras que el tiquete de máquina registradora tradicional se imprime en el momento de la venta por una máquina registradora, sin necesidad de software adicional.
Recomendaciones para preparar la transición al nuevo POS electrónico
Dado que estas nuevas regulaciones entraron en vigor en 2024, es esencial que los contribuyentes comiencen a prepararse desde ya.
Aquí hay algunos pasos que los comerciantes pueden seguir para asegurarse de estar listos:
- Evaluar y actualizar sistemas: revisar los sistemas de facturación actuales y asegurarse de que sean compatibles con la facturación electrónica. Puede ser necesario adquirir nuevo software o actualizar el existente.
- Capacitar al personal: asegurarse de que todo el personal involucrado en el proceso de ventas y facturación esté capacitado para manejar el nuevo sistema de facturación electrónica.
- Consultar con un experto: considerar la posibilidad de consultar con un contador o un experto en impuestos para entender mejor las nuevas regulaciones y cómo cumplir con ellas.
- Realizar pruebas: antes de la fecha límite, realizar pruebas para asegurarse de que todo el sistema funciona correctamente y de que todos los empleados están familiarizados con el nuevo proceso.
¿Qué se debe tener en cuenta al expedir documentos equivalentes en el POS electrónico?
Al expedir documentos equivalentes en el POS electrónico, es fundamental asegurarse de cumplir con una serie de requisitos y procedimientos establecidos por la DIAN.
Esto incluye contar con habilitación en la DIAN y utilizar un software de facturación electrónica autorizado que se integre con el POS electrónico para transmitir automáticamente los datos de la venta.
Además, al emitir el documento equivalente, se deben incluir datos detallados del emisor y del adquirente, así como generar un código QR y un CUDE único para cada documento.
Estos documentos deben ser emitidos en el momento de la venta, entregados al cliente en formato electrónico o impreso, y almacenados electrónicamente durante el tiempo establecido por ley, estando disponibles para la DIAN en caso de una revisión.
Es importante tener en cuenta que los documentos equivalentes no tienen la misma validez legal que las facturas electrónicas.
Conclusiones
La implementación del POS electrónico y las nuevas regulaciones en torno a la facturación electrónica representan una evolución significativa en el panorama comercial de Colombia.
Estas medidas buscan modernizar los procesos de transacción, mejorar la transparencia fiscal y combatir la evasión.
Sin embargo, requieren una preparación meticulosa por parte de los comerciantes, que deben adaptarse a nuevos sistemas, procedimientos y regulaciones.
La transición hacia el POS electrónico en 2024 implica un cambio fundamental en la forma en que se registran y documentan las ventas, lo que demanda una cuidadosa planificación y capacitación del personal.
En última instancia, estas medidas tienen el potencial de mejorar la eficiencia y la integridad del sistema tributario colombiano, pero su éxito dependerá en gran medida de la colaboración y el compromiso de todos los actores involucrados en su implementación.
